Laatst organiseerden we weer een workshop voor het ontwerpen van een dashboard. We hadden de gegevens die getoond moesten worden al gekregen. Dus het was toch al klaar? Hoe lang kun je nadenken over een paar cijfertjes? Maar dan ga je praten over wat er moet gebeuren naar aanleiding van die cijfers.
Je gaat vragen stellen: wat is de relatie tussen de cijfers die gegeven worden? Welke acties moeten worden getriggerd? En hebben we dan de goede cijfers? Wanneer moeten deze acties getriggerd worden (bij welke cijfers)?
Actionable met doelen én acties
Op een actionable dashboard zie je zowel de stand van zaken met betrekking tot de doelen die je wilt bereiken, als cijfers die jouw eigen acties vertegenwoordigen. Ik blijf erop hameren dat dat 2 totaal verschillende dingen zijn. Een voorbeeld: je hebt als doel het aantal autobranden terug te dringen. Dat kun je alleen maar zelf doen als jij de pyromaan bent, anders ben je gedwongen acties uit te voeren waarvan je hóópt dat die het aantal autobranden terugdringen.
Maar goed, op een actionable dashboard dus plaats voor zowel doelen als acties. Actuele gegevens over doelen geven aan of je de goede kant uitgaat of dat er een schepje bovenop moet. Actuele gegevens over de acties geven aan welke schep erbovenop kan. In het voorbeeld van de autobranden: heb je nog meer agenten beschikbaar die de wacht kunnen lopen of is het inzetten van CCTV camera’s een mogelijkheid.
Normen zijn verwachte waarden
Naast deze doel- en actie data is er nog een categorie data die van belang is. Om te weten wanneer je moet ingrijpen is er een objectieve norm nodig. Normen kunnen zijn vastgesteld op basis van ervaring in het verleden, bijvoorbeeld met een gemiddelde of een vergelijkbaar cijfer uit het jaar ervoor. Normen kunnen zijn opgelegd door de wetgeving, zoals in het geval van het aantal toegestane decibellen bij een concert. En normen kunnen worden vastgesteld op basis van berekeningen, zo kun je er bijvoorbeeld rekening mee houden dat in Q4 meer wordt verkocht dan in Q2 of dat in Q3 veel mensen met vakantie zijn. De norm geeft de waarde die je op dat moment had verwacht.
Normen zijn er dus voor zowel doelen als acties. Maar normen zijn géén doelen! Het kan nooit het doel zijn om een even hoog aantal verkeersdoden te hebben als vorig jaar. Het aantal doden wil je naar 0 terugbrengen tenslotte.
En toen bleek het toch anders
En dan blijkt in een workshop dat het ene doel toch een actie was. De cijfers werden gebruikt om te besluiten wat er gedaan moest worden. De normen waren nog niet opgenomen. Ze waren wel bekend bij de managers, zo ongeveer, maar werden niet ontsloten bij de gebruikers en werden beheerd in een ander IT systeem.
Het ontwerp is rond met als bijkomend voordeel dat ook de gebruikersuitleg/-training meteen geschreven is, omdat iedereen na de discussies precies weet welk doel er wordt gesteld, wat er gedaan kan worden om het doel te bereiken en bij welke afwijkende waarden er ingegrepen moet worden. Het is zo eenvoudig als dat.
